9 типичных ошибок в компьютеризации офиса

О том, как их избежать, рассказывает Павел Медников, руководитель компании Tango Networks.

Ошибка 1: Сделай сам
Существует мнение, что небольшим компаниям нет смысла привлекать для компьютеризации офиса сторонних исполнителей. Стандартный аргумент обычно звучит так: «Мы небольшая компания, привлекать специалистов дорого, поэтому мы лучше обойдемся собственными силами».

Действительно, не боги горшки обжигают, и почти все можно сделать своими руками. Однако самодеятельность чревата огромным количеством ошибок. А для того, чтобы достичь определенного профессионального уровня, необходимы месяцы или даже годы. У вашего бизнеса есть такая фора во времени?
Если ваша компания делает первые шаги на рынке, то зачем осложнять себе жизнь проблемами с одним из важнейших инструментов современного бизнеса – компьютерной техникой? Обратившись к стороннему исполнителю, вы сэкономите не только время, но и деньги, поскольку задача будет решена должным образом с первого захода.

Ошибка 2: Отсутствие списка задач, которые должна решать компьютерная сеть

Как это ни парадоксально звучит, мало кто из владельцев бизнеса четко понимает, чего он хочет достичь, вкладывая деньги в компьютеризацию офиса. Мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда заказчик, желающий построить офисную сеть, не может внятно изложить компании-исполнителю, что именно он хочет получить в итоге. В результате компания внедряет либо непригодную к эксплуатации систему, либо заведомо негибкую, лишенную потенциала роста или чрезвычайно неудобную в управлении сеть.

Чтобы избежать таких ошибок, нужно формализовать задачи, которые вы намерены решать при помощи компьютерной сети. Это поможет грамотно сформулировать требования к исполнителю работ, определить стратегию развития IT-направления компании и избежать затрат на переделку уже выстроенной системы. Не надейтесь на то, что IT-специалист сам знает, что именно нужно вашей компании. Ни у кого, кроме вас, нет ответов на вопросы о том, сколько пользователей будет в сети, кто и к каким ресурсам должен иметь доступ, как будут храниться данные, каким образом будет организована печать документов и т. д.

Конечно, настоящий профессионал, отдавая себе отчет в том, что на начальном этапе ему ничего не известно о целях вашего проекта, будет задавать наводящие вопросы. Так что если исполнитель уже через час после знакомства готов предложить вам «оптимальное решение», это повод насторожиться. Вероятно, продажа этого решения – единственное, что его заботит, а ваши потребности ему безразличны.

Ошибка 3: Отсутствие стратегии развития IT-инфраструктуры и унификации оборудования

Даже три компьютера, соединенные в простейшую сеть, уже позволяют говорить о наличии сетевой инфраструктуры. Когда компьютеризация офиса идет не по заранее разработанному плану, а стихийно, то рано или поздно в офисе скапливается разношерстный парк техники и программных продуктов, управлять которыми весьма затруднительно. Компьютерный хаос начинает серьезно тормозить работу компании, поскольку разнородность «железа» и «софта» не позволяет применить системный подход к его обслуживанию. И тогда даже из-за незначительной поломки возникают длительные простои сети.
Унифицируйте приобретаемое оборудование. Приобретайте технику одного производителя, построенную на единой элементной базе. Это поможет упростить процедуры обслуживания техники и до минимума сократить номенклатуру запасных частей. Кроме того, унификация оборудования позволяет заранее планировать затраты на развитие и обслуживание IT-инфраструктуры.

Ошибка 4: Работа над проектом без технического задания

Представьте себе, что вам предстоит возвести многоэтажное офисное здание, но все детали строительства с заказчиками и субподрядчиками вы оговариваете устно. Насколько велика вероятность того, что это здание будет построено? Мне кажется, такая стройка будет заморожена еще на стадии рытья котлована.
Обязательно требуйте, чтобы исполнитель представил вам техническое задание (ТЗ) или хотя бы изложил в письменном виде то, что он обязуется сделать. Так вы застрахуете себя от недобросовестных компаний, «забывающих» в процессе выполнения работ о важных для вас деталях.
Не забудьте проверить, насколько техническое задание соответствует сформулированным вами целям. Любое изменение, которое вы захотите внести в уже согласованное и подписанное техническое задание, повлечет за собой пересчет стоимости проекта.

Ошибка 5: Неэффективная экономия

Все предприниматели хотят минимизировать свои затраты, однако не следует доводить это стремление до абсурда. Как гласит народная мудрость, «дешево» и «хорошо» – понятия взаимоисключающие. Не пытайтесь максимально сэкономить на начальном этапе компьютеризации офиса: чем дешевле оборудование, которое вы приобретете в первые дни, тем выше вероятность того, что оно окажется непригодным для использования в «боевых» условиях или потребует замены в ближайшие полгода, потому что компания просто перерастет его.
Приобретая дешевое решение, вы рискуете купить «пиратские» программные продукты. В этом случае вы обречены на частые простои компьютерного парка и среьезные затраты, связанные с тем, что программное обеспечение работает нестабильно или не так, как вы рассчитывали. Поэтому при выборе оборудования следует ориентироваться не столько на цену программного продукта или устройства, сколько на совокупную стоимость владения. Например, для программного обеспечения стоимость владения будет складываться из его цены и затрат на текущее обслуживание и сопровождение. Для принтеров же стоимость владения может быть рассчитана на основе величины, называемой «себестоимость отпечатка» – именно столько денег вы будете тратить на каждый отпечатанный документ. Кстати, о принтерах: покупая печатающие устройства, ориентируйтесь на модели производителей, имеющих в вашем городе наиболее распространенную сервисную сеть. Для массовой печати выбирайте лазерные принтеры. Постарайтесь, чтобы все приобретаемое печатающее оборудование было унифицировано по расходным материалам (тонеры, картриджи и т. п.). Не приобретайте устаревшие модели – конечно, они значительно дешевле, но у вас могут возникнуть проблемы с обеспечением расходными материалами.

Настоятельно рекомендую всем приобретать печатающие устройства, подключаемые непосредственно к локальной сети, а не к компьютеру. Тогда пользователи сети не будут зависеть от того, к какому компьютеру подключен принтер, и управление печатью станет более гибким. В отдельных случаях имеет смысл приобретать так называемые многофункциональные устройства (МФУ), работающие как принтеры, сканеры, копиры и факсы. Они дороже обычных принтеров, но дешевле, чем все перечисленные устройства в совокупности. Для небольших организаций МФУ – очень хорошее решение.

Подключайтесь к Интернету через наиболее крупных провайдеров. Во-первых, у них надежнее связь, во-вторых, профессиональнее служба технической поддержки и шире набор услуг. В-третьих, крупный провайдер, являясь оптовым покупателям трафика или арендатором высокоскоростных каналов, как правило, предлагает клиентам весьма демократичные тарифы.
При разумном подходе крупные разовые затраты на приобретение надежной и удобной в обслуживании техники, подключение пакетов высококачественных телематических услуг и программного обеспечения дадут в будущем значительную экономию за счет относительной дешевизны последующего обслуживания, а также минимального простоя техники и каналов связи.

Ошибка 6: Использование нелицензионных программных продуктов

Многие российские пользователи почему-то полагают, что достаточно купить в подземном переходе компакт-диск за 80 рублей – и они уже на законных основаниях располагают подборкой ПО, имеющей реальную рыночную стоимость в несколько тысяч долларов.
Однако приобретенные таким образом программные продукты не только могут подвести вас под статью о нарушении авторских прав, но и доставят вам массу неудобств. Сегодня лишь самый недальновидный человек будет строить IT-инфраструктуру своего бизнеса на нелицензионном программном обеспечении. Нестабильная работа взломанного ПО, функциональная неполноценость, отсутствие официальной поддержки со стороны производителя – все это обернется финансовыми потерями. Столкнувшись с необходимостью легализовать имеющееся у вас ПО, вы можете обнаружить, что необходимая для этого сумма сравнима с годовым бюджетом всей вашей организации. Причем, скорее всего, выплатить ее придется всю сразу, а не в течение нескольких лет (что было бы возможно, если бы вы с самого начала работали с легальными программами).

Ошибка 7: Покупка «уникальных» и «эксклюзивных» решений

Конечно, каждый бизнес по-своему уникален – это одно из условий успешной работы на рынке. Тем не менее, эксклюзивность чужого бизнеса не всегда пойдет на пользу вашей компании.
Помните, что ваша система должна быть построена на максимально возможном количестве стандартных (то есть построенных на базе общепринятых IT-стандартов) решений и быть при этом масштабируемой. А эксклюзивное ПО зачастую несовместимо с широко распространенными продуктами, что может вызвать проблемы при обмене информацией с клиентами и партнерами. Кроме того, часто за продажей «эксклюзива» кроется обычное желание поставщика программного обеспечения привязать к себе клиента, «подсадив» его на дорогостоящее обслуживание.

Подумайте о том, кто будет поддерживать «эксклюзивную» систему, если однажды ее производитель разорится или, например, поссорится с партнерами? Работая со стандартными решениями, IT-консультант вынужден придерживаться рыночных цен или обеспечивать фантастическое качество – и то и другое вам выгодно. Стандартизация дает вам независимость от поставщиков IT-услуг – такие решения проще и дешевле в обслуживании, и вы всегда найдете специалиста или сервисную компанию должного уровня, которые без труда смогут поддерживать их в рабочем состоянии.

Ошибка 8: Покупка оборудования «на всякий случай»

Не соглашайтесь с предложениями исполнителя организовать те или иные элементы сети вашего офиса «на всякий случай» и «на будущее» – технологии меняются быстро, предлагаемое решение «на будущее» может морально устареть еще до внедрения, а ему на смену придут более удобные инструменты. Покупайте то, что вам необходимо именно в данный момент или наверняка потребуется завтра. Но не забывайте при этом, конечно, про то, что ваша система должна быть открытой, чтобы в нее в любой момент можно было встроить некий набор стандартных элементов.
Приобретая компьютерную технику, ориентируйтесь на средние величины – как по цене, так и по производительности. Офисные компьютеры незачем оснащать фантастическими видеоплатами или восьмиканальным звуком. Разумнее потратить чуть больше денег на надежное серверное оборудование и источники бесперебойного питания.

Ошибка 9: Излишняя централизация

Наличие сервера в вашей сети подразумевает централизацию управления сетевыми ресурсами. Поскольку стоимость серверного оборудования высока, а производительность современных машин находится на фантастическом уровне, всегда есть соблазн в целях экономии поместить все информационные службы на один сервер.

Тем не менее, старайтесь избегать решений, при которых доступ в Интернет осуществляется через ту же машину, на которой хранятся данные компании. Иначе взлом сервера сделает ваши данные беззащитными. Я бы порекомендовал вообще не соединять сервер с важными данными с Интернетом напрямую, без промежуточных устройств, называемых брандмауэрами, так как это повышает вероятность выхода сервера из строя, а если это произойдет, то застопорится работа всего офиса в целом. Для подключения к Интернету лучше использовать специальные устройства – маршрутизаторы (роутеры). Они, как правило, имеют встроенную функцию брандмауэра, защищающего вашу сеть от вторжений извне, и могут фильтровать трафик по определенным критериям. Стоят такие устройства от $60, поэтому подобрать себе маршрутизатор по силам любой компании.

Павел Медников, 28 лет. Имеет высшее экономическое образование. С 2000 по 2002 годы работал в таможенных органах IT-специалистом информационно-аналитического отдела, в 2002 году – системным инженером в компании «Леонар-М», с 2003 по 2004 год – IT-менеджером в компании «Группа Контур Безопасности». С 2004 года – частный IT-консультант. Тогда же основал и возглавил компанию Tango Networks.
mednikov@tangonetworks.ru

Когда экономия во вред
Не экономьте на оборудовании. Если в вашей компании трудится 10 человек со средней зарплатой в $500 (или $3,13 в час), то каждый час простоя работы по вине оборудования будет стоить $31,3. Потеря компанией по этой причине всего одного рабочего часа в неделю оборачивается убытком примерно в $1690 в год. На эти деньги можно купить подержанный сервер авторитетного производителя, или два полноценных настольных компьютера с мониторами, или мощный ноутбук, или три лазерных принтера, или что-то еще. Стоит ли свеч подобная экономия?
 
Недорогая альтернатива
Альтернативой весьма дорогому программному обеспечению компании Microsoft может стать операционная система Linux и ПО, созданное для нее. Эти программы распространяются свободно, без лицензионных и патентных отчислений. Несмотря на то что они бесплатны, такое ПО обладает впечатляющей стабильностью и функциональностью, но оно более сложно в настройке и поддержке – именно поддержка приносит компаниям доход от бесплатных программ. Вы можете организовать полноценную офисную сеть исключительно с использованием бесплатного ПО, но следует помнить, что для сопровождения таких систем требуюся специалисты более высокого класса по сравнению, например, с Windows.

источник: http://www.mybiz.ru/index.php?page=3421