Памятка для удачного проведения деловой встречи в арендованном конференц-зале

Аренда конференц-зала – очень удобный вариант для проведения официальных встреч, семинаров, тренингов и других крупных мероприятий, если собственный офис не располагает подходящим по размеру помещением.

Подыскивая место, в первую очередь обращают внимание на расположение здания и вместимость зала, чтобы все участники могли легко до него добраться и с удобством разместиться. Расположение в центре города, на первый взгляд, кажется наиболее удобным, но в некоторых случаях лучше подстроиться под конкретные обстоятельства. Например, если прибывшую в столицу делегацию разместили в гостинице “Измайлово”, логичнее выбрать аренду конференц-зала партизанская. Или если гостей поселили поближе к аэропорту, нет никакого резона заставлять их ехать в центр по всем утренним пробкам.

Для того чтобы мероприятие прошло гладко, внимательно изучите техническое оснащение помещения и отнеситесь серьезно к подготовке со своей стороны. В конференц-зале, готовом для проведения встречи, должны быть:

• проекционный экран и проектор или телевизор с большой диагональю
  Лучше иметь оба устройства, поскольку деловые мероприятия, и особенно тренинги часто сопровождаются демонстрацией видеофайлов, и тогда экрана для трансляции презентации может оказаться недостаточно. И экран, и телевизор необходимо расположить так, чтобы изображение было хорошо видно как самому выступающему, так и зрителям, в том числе сидящим в задних рядах.
• маркерная доска или офисный мольберт, маркеры
  Даже подготовив самую продвинутую презентацию, многие спикеры любят по ходу выступления делать пометки на доске, чтобы нагляднее пояснить свою мысль. Кто записывает только основные тезисы, а кто-то пишет много, так что убедитесь, что бумаги для мольберта достаточно, а все маркеры хорошо пишут.
• Wi-Fi
  Беспроводная связь с интернетом настолько плотно вошла в нашу жизнь, что ее наличие и доступ для всех участников встречи даже не обсуждается.
• принтер, сканер, ксерокс
  У большинства людей есть смартфоны с хорошими камерами, и они могут просто сфотографировать нужную информацию, но все равно возможность что-то отксерить или отсканировать должна быть. Кроме того, на тренингах часто присутствуют раздаточные материалы, которых может не хватить, поэтому принтер тоже необходим.
• канцелярия
  Несмотря на весь технический прогресс, гости на деловых встречах часто делают пометки по старинке — записывая ручкой или карандашом в блокноте. Но не у всех сохранилась привычка носить их с собой, поэтому заранее заготовьте канцелярские наборы по количеству участников. Кроме того, это лишний повод повысить лояльность к своей компании: подарочные мелочи с логотипом все еще работают.
• система принудительной вентиляции или хотя бы кондиционер
  Когда большое количество людей проводят много времени в одном помещении, температура в нем неизбежно повышается, поэтому вентиляция или хотя бы возможность охлаждения совершенно необходимы.
• эргономичные стулья
  Хорошо, если стулья мягкие и имеют подлокотники: гостям будет удобнее сидеть. Это важно, ведь некоторые встречи длятся довольно долго.
• как минимум кулер с водой и много стаканчиков для питья, а еще лучше возможность организации кофе-брейка (или кофе-брейков, если мероприятие длительное).

Надеемся, наша памятка поможет вам провести встречу на высшем уровне и оставить приятное впечатление у всех ее участников.

Статья подготовлена при участии компании Браунхолл