Современный способ хранения документов
Всякая, даже небольшая компания, не говоря уже о крупных предприятиях, в ходе своей деятельности создает значительный объем документации. Таковы требования закона, предписывающие юридическим лицам, а иногда и индивидуальным предпринимателям сопровождать созданием акта любое юридически значимое действие. В итоге рано или поздно на фирме образуется внушительный архив бумаг и, как следствие, возникает проблема с его хранением. Устраняют ее по-разному.
Кто-то просто уничтожает ненужные акты. Путь этот чреват серьезными проблемами, ведь действующее законодательство предписывает обеспечить хранение документов в течение определенного времени. Минимум 3-4 года. Существуют также акты вечного хранения. Утрата же документов, подлежащих хранению, может обернуться значительными штрафами. Вот почему более ответственные компании идут другим путем, инициируя создание собственного архива.
Третьи поступают и вовсе в духе времени, заключая договор с аутсорсинговыми архивными компаниями, принимающими юридически значимые акты на внеофисное хранение. Этот путь является наиболее прогрессивным и экономически целесообразным, так как позволяет сосредоточиться на своем бизнесе, не отвлекая материальные и административные ресурсы на улаживание формальностей, сопровождающих создание архивов.
Более того, крупные архивные центры, помимо услуг по хранению бумаг, осуществляют и сопутствующие мероприятия. Такие, например, как уничтожение документов или их сканирование. Последнее действо – отличный способ обеспечить доступ к важной информации, избавившись при этом от большого числа бумажных документов. Те могут быть уничтожены, если истек срок их хранения или переданы на хранение в архивный центр. Но даже если вы решите оставшиеся документы хранить у себя, во-первых, их объем значительно сократится, а вы получите возможность многократно повысить эффективность управления документацией. Ведь сканирование документов – это не просто создание цифровых версий бумаг любого формата. Это также каталогизация архива, формирование функциональной системы с прекрасными поисковыми возможностями и прочими полезными «сервисами».
Почему именно аутсорсеры? Разумеется, отсканировать акты можно и самостоятельно. Но в этом случае следует быть готовым к серьезным материальным и административным расходам, особенно если речь идет о значительных объемах – например, от 10 000 листов, да еще и разноформатных. Для обеспечения надлежащего качества работ придется приобрести профессиональное и, следовательно, дорогое оборудование, озадачиться его размещением и обслуживанием, а также обучением персонала обращению с ним. В то же время, поручив сканирование документов архивному центру, вы экономите время и деньги.
Работы по поточному сканированию специалисты выполняют как на территории заказчика, самостоятельно осуществляя транспортировку необходимого оборудования, так и у себя. В последнем случае они также сами описывают и вывозят документы. Причем современная техника работает не только с машинописными, но и рукописными текстами. Объем документов и их вид значения не имеют – профессиональные сканеры обрабатывают документы больших форматов, сшитые в книги, журналы и т.д.
Итогом всей этой работы является создание полноценного электронного архива с возможностью редактирования и извлечения информации, а также ее поиска по ключевым словам. С такой системой документооборота время, затрачиваемое на формирование сводного отчета по подразделениям, сократится более чем в 30 раз. Кроме того, вы получите круглосуточный доступ к документам из любой точки планеты. Да здравствует прогресс!
Свежие комментарии