Преимущества внеофисного хранения документов
Внеофисное хранение документов представляет собой передачу компании-профи в деле архивации функций по сохранности, обслуживанию документационного набора организации-заказчика услуги.
Осуществляется такое содержание, согласно договору гражданско-правовой направленности. Заключают его компания-архивариус, поставляющая охранительные услуги, и организация, заказывающая их. Причем последняя вольна выбирать метод, по которому организовывается сохранность документационного пакета.
С передачей документации в архивную фирму клиенту предоставляются для пользования специальным образом оборудованные помещения, где будут обеспечены все предусмотренные для таких случаев режимы: по соответствующим требованиям законодательства.
Если вы нуждаетесь в внеофисном хранении документов в Москве https://vashstorag.ru/uslugi/vneofisnoe_khranenie_dokumentov/, то вы можете обратиться в эту компанию или в любую аналогичную, которая предоставляет похожии услуги.
Какие документы можно хранить вне офиса
Передается любая документация без истекших сроков хранения. Это могут быть документационные наборы, отличающиеся высокой тиражируемостью:
- по личному составу;
- банковские;
- бухгалтерские;
- медицинские;
- прочие.
Включены в этот перечень и бумаги с сугубо конфиденциальными сведениями. В то же время не только бумажные документы берутся для обеспечения сохранности, но и электронные, аудиовизуальные.
Все это документация главным образом для временного хранения. При этом важно уточнять, какие документы хранятся постоянно и предусматривается ли подобная возможность.
Преимущества внеофисного хранения документов
С отправкой их на сбережение вне офиса, организация-заказчик услуги экономит на:
- снижении потерь времени работы профессиональных работников. Оно нерачительно тратится на поиск документационных бумаг. Так, в США подобная разновидность экономии тщательно просчитывается, там предпочитают не платить немалые финансы за ту деятельность, которая под силу обычному клерку. В РФ многие руководители не видят очевидной экономии в более действенном использовании трудовых ресурсов работников. Потому в расчетах этот вид экономичности не учитывается;
- дорогостоящей площади под офис, необходимость в арендовании которой отпадает;
- заработной плате (налогах), поскольку наем сотрудников в дополнение, с целью обслуживания увеличивающегося архива также не нужен;
- специальном оборудовании для архивов, ведь приобретать его не требуется.
Выявленную выгодность следует сопоставить с тратами на предполагаемое оберегание документации за пределами офиса, и по итогам можно говорить о выгодности или невыгодности услуги по сбережению.
Как хранить документы вне офиса: экономия на архивных стеллажах
Стоит узнать, сколько места займут производимые компанией за год три тысячи стандартных дел (речь о погонных метрах оборудования с 6 полками). Одно дело, в среднем – это толщина примерно в сто пятьдесят листов – 1,5 сантиметров. В целом, объем составит сорок пять метров. При размещении на шести полочках потребуется 7,5 метра стеллажей.
Можно подсчитать, какой будет экономия, если не задействовать специальное оборудование. Исходим из следующего: допустим, стоимость одного метра стеллажей с шестью полочками – двести долларов. В течение года на 7,5 метрах стеллажей, покупка которых не нужна благодаря предоставляемой услуге по содержанию бумаг, экономическая выгода составит полторы тысячи долларов.
Экономия на офисной площади: как организовать хранение документов вне офиса
Если в архиве, офисных помещениях больше не остается свободного места для сбережения документации, размещения новых ее поступлений, встает вопрос об аренде и обустройстве очередных площадей. А это финансовые траты и немалые. Либо в аренду приходится брать помещение для обеспечения дополнительных мест работы сотрудников, поскольку полезное пространство занято шкафами с документационными бумагами.
Вычислим площадь помещения, которую могли бы занять почти восемь метров вышеозначенных стеллажей. При ширине 0,5 и длине – метр, площадь такого оборудования – 3,75 квадратных метра. Важно включить в расчет и площадь обслуживания (то есть проходов).
Экспертами подсчитано, что годовая экономия при сдаче документации на оберегание (в противовес арендованию дополнительной комнаты) составляет около 4 тыс. долларов.
Как хранить документы организации: экономия на зарплате
Специалисты утверждают: в среднем, десять тысяч дел обслуживает один работник. Следовательно, при отправке на сбережение трети дел, экономия организации – 0,3 его ставки. При среднемесячной заработной плате 300–400 долларов либо 4800 $ за год экономия вышеозначенной ставки сотрудника – 1600 $.
Риски при внеофисном хранении документов
Рискованно все же отправлять для сохранности очень ценные бумаги, потеря которых или разглашение данных из них чревато серьезными проблемами для компании-заказчика.
Существенной угрозой для бумажной документации остается пожар. Потому следует выяснить уровень обеспечения пожарной безопасности в организации, в которую предполагается сдавать документационный набор.
Расчет стоимости хранения документов вне офиса
Основная и наиболее объективная оценка описываемой услуги – определение ее экономической действенности для заказывающей компании.
Подобный расчет умеют производить специалисты. К слову, методика его проста. Расчетные цифры – самый убедительный аргумент в пользу сохранности бумаг вне офиса.
Необходимы сведения о стоимости:
- арендования площади;
- оборудования, задействуемого для содержания документов в офисном учреждении.
Важны данные и о зарплате архивариуса. Требуются расценки по услугам поставщика – для точности расчетов.
Заключение
Перед принятием окончательного решения о сбережении документов вне офиса, следует взвесить все плюсы и минусы, оценить риски внеофисного хранения документов, понять, насколько это будет экономически выгодно. Но очевидно, что, в целом, плюсы перевешивают недостатки.
Свежие комментарии