Что мешает электронному документообороту в России?
Рынок систем электронного документооборота демонстрировал готовность к переменам еще задолго до начала кризиса. Новые тренды появлялись в этом сегменте благодаря инновационности вендоров и готовности заказчиков к более широкому применению функциональных возможностей СЭД. Но некоторые мировые тенденции так и не смогли повлиять на наш рынок в силу законодательных барьеров.
О том, как отразился кризис на динамике рынка СЭД, и каким образом эти системы могут способствовать снижению издержек и повышению эффективности бизнеса, шла речь в ходе круглого стола «Стимулы развития СЭД в России», организованного CNews Analytics и CNews Conferences.
По данным исследования CNews Analytics, российские компании сегодня тратят на системы электронного документооборота в разы меньше, чем в США. Объем российского рынка СЭД в денежном выражении составляет примерно 5-6% от мирового. Но в нашей стране достаточно заметно влияние на рынок СЭД крупных глобальных вендоров, занимающих значительную долю рынка. И общемировые тренды в этом секторе достаточно быстро проникают на отечественный рынок.
Одна из тенденций мирового рынка СЭД – это поляризация: «чистые» поставщики СЭД конкурируют на рынке с инфраструктурными вендорами. Формируется инфраструктурный подход к управлению контентом: управление жизненным циклом информации становится неотъемлемым компонентом ИТ-инфраструктуры.
Другой тренд – это рост интереса к СЭД, основанным на свободном ПО. Open Source уже не просто "игрушка" ИТ-шников, а полноценный управленческий инструмент. Однако в этой области предложений пока мало. Да и СЭД на основе открытого ПО, скорее, подходит только малому и среднему бизнесу и не являются настолько дешевыми, как это декларируют производители. В тоже время, данные опроса Forrester, проведенного осенью 2008 г., свидетельствуют о том, что 66% западноевропейских компаний в течение года предполагали перейти на "открытую" ЕСМ.
Еще один заметный тренд, по мнению аналитиков, – это рост популярности и востребованности Microsoft SharePoint. Данный продукт привлекает множество заказчиков, которые раньше вообще не рассматривали вопрос внедрения традиционной ЕСМ. В то же время, это решение, скорее, конкурирует со "свободными" продуктами, нежели с масштабными СЭД.
Российскому рынку СЭД обещают полный штиль?
В России рынок СЭД рос в последние три года примерно на 20-25% ежегодно. На долю зарубежных разработчиков сегодня приходится более 50% рынка. Потребители СЭД сосредоточены в основном в госсекторе, промышленности, ТЭК и финансовом секторе.
С точки зрения масштабов предприятия потребителями СЭД являются в основном средние и достаточно крупные организации.
Мировой рынок СЭД
Источник: Gartner, Forrester, CNews Analytics, 2009
При этом наибольшее число внедрений происходит в Москве и Московской области, а также в Приволжье и на Северо-Западе. Примечательно, что в течение последнего времени существенно выросла доля услуг при внедрении СЭД.
Спрос в отраслевом разрезе
Источник: CNews Analytics, 2009
До кризиса на развитие российского рынка СЭД оказывали положительное влияние изменения, происходящие в экономической и политической сферах (развитие нормативно-правовой и законодательной базы, рост российской экономики, усиление конкуренции). Локомотивом развития рынка являлась, прежде всего, необходимость объединения филиалов территориально распределенных компаний в единую информационную среду. К числу сдерживающих факторов аналитики традиционно относили трудности со структуризацией бизнес-процессов, а также нечеткое их понимание заказчиками.
Структура российского рынка СЭД (внедрения по регионам)
Источник: CNews Analytics, 2009
Кризис внес определенные коррективы в прогнозы аналитиков касательно развития рынка СЭД. Есть основания полагать, что в этом сегменте не будет ни существенного роста, ни резкого спада. Заказчики подобных решений будут ориентироваться на сокращение издержек, оптимизацию, повышение прозрачности, эффективность управления. Это дает основания полагать, что интерес к СЭД будет расти главным образом за счет крупных компаний и госсектора. При этом на рост спроса на СЭД со стороны малого бизнеса, а также наиболее пострадавших от кризиса отраслей – ритейла и промышленности – рассчитывать не придется.
Вопрос государственного значения
Пожалуй, главные проблемы, с которыми сталкивается развитие рынка СЭД в России, лежат сегодня в политической плоскости. И это утверждение не вызывает сомнений у экспертов. Руководство страны второй год говорит о необходимости внедрения СЭД. Однако на федеральном уровне дальше написания концепций и создания комитетов пока не продвинулись. При этом технологический уровень развития решений для автоматизации документооборота достаточно высок.
"Мы тратим много денег на решение технических проблем и забываем о необходимости обеспечения законодательной базы для работы этих технологических нововведений, - отметила член Гильдии управляющих документацией Наталья Храмцовская. - А эта база сегодня является весьма несовершенной". Она считает, что справиться с этой проблемой поможет обеспечение технологической нейтральности законодательных и нормативных правовых актов. "Следует, используя как международный опыт, так и собственную судебную практику, закрепить в законодательстве возможность использования электронных документов без ЭЦП, - отметила она. – Стоит подумать о синхронизации с законодательством Евросоюза об электронных подписях, а также разобраться с законодательством о персональных данных – чтобы оно не оказалось тормозом для рынка электронного документооборота". По словам г-жа Храмцовской, много сил и средств положено на массовое внедрение ЭЦП, в то время как эта подпись является лишь одним из средств защиты информации, причем - не самым популярным в мире. Не в полной мере обеспечивая защиту информации, ЭЦП существенно усложняет процесс работы с архивированными документами. Проблемы, как правило, возникают в связи с миграцией включающих ЭЦП документов на другие среды, и связаны они с обеспечением юридической значимости документа.
Помимо совершенствования законодательно-нормативной и методической базы, "головной болью" рынка СЭД сегодня является организация межведомственного взаимодействия. Для решения этой задачи необходимо синхронизировать законодательно-нормативную базу таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из госорганов, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти. Г-жа Храмцовская подчеркнула, что проблема - не столько в замене бумаги на электронные документы, сколько в изменении стиля и методов взаимодействия. По ее словам, в организации межведомственного документооборота сегодня просматриваются два основных пути. Первый предусматривает создание централизованных систем, второй – объединение разнородных систем на основе единых требований и стандартов (которые пока еще не разработаны). По мнению г-жи Храмцовской, второй путь хуже, но, похоже, на федеральном уровне выбора уже нет. Возможен и смешанный подход: структуры, не оснащенные СЭД, могут внедрять централизованные системы, а с остальными есть смысл организовывать взаимодействие на основе общих стандартов.
Одной из важнейших проблем электронного документооборота в России остается долговременное хранение электронных документов. "Россия – одна из немногих европейских стран, не занимающихся на федеральном уровне этим вопросом, - отметила г-жа Храмцовская. - Создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых, временных), но и построения соответствующей законодательно-нормативной базы". Она считает, что помимо пересмотра сроков ведомственного хранения для электронных документов, необходимо законодательно разрешить переводить бумажные документы в электронный вид или на микропленку, с последующим уничтожением оригиналов. Подобный подход позволит разгрузить российские архивы.
"Кризисная" роль СЭД
Ни для кого не секрет, что информация имеет цену, а, будучи структурированной и автоматизированной, становится инструментом получения прибыли и повышения эффективности бизнеса. Поэтому, по мнению генерального директора компании Prae Павла Плешкова, в кризис технологии работы с информацией существенно меньше пострадали по сравнению с реальным сектором экономики. Говоря о сегодняшних драйверах роста рынка СЭД, он отметил рост эффективности, возможность сокращения издержек, увеличение производительности, ускорение реакции на рыночные изменения, улучшение обслуживания клиентов и др.
Однако, по его наблюдениям, российские компании сегодня в первую очередь автоматизируют внутренний документооборот, мало внимания уделяя работе с внешними документами. В результате возможности электронного документооборота при взаимодействии с внешними документами используются гораздо в меньшей степени. Г-н Плешков отметил существенное различие при сравнении результатов проектов по построению СЭД в России и на Западе: "Для нас главным критерием проекта является количество рабочих мест, в то время как в зарубежных странах - количество обращений к созданной системе, количество транзакций".
Директор департамента систем управления документами компании "Ланит" Сергей Чеглаков считает, что СЭД в кризис позволяет увеличить скорость документооборота в критичных бизнес-процессах. Внедрение СЭД способствует достижению необходимого уровня исполнительской дисциплины - благодаря автоматизированному контролю действий исполнителей и подготовке специализированной отчетности. Системы повышают качество управленческих решений, дают возможность доступа к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов. Важным фактором в пользу применения систем документооборота он считает возможность защиты корпоративных данных от несанкционированного доступа, что достигается благодаря использованию в СЭД современных высокотехнологичных методов защиты информации. Г-н Чеглаков отметил, что СЭД давно стали стандартом при организации согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов. По его мнению, очень важно, что применение СЭД постепенно меняет в компании персональную и корпоративную культуру в части работы с деловой информацией.
Ведущий консультант департамента управленческого консультирования МКД "Партнер" Ольга Подолина порекомендовала применить альтернативный подход к внедрению СЭД. По ее мнению, система управления организации должна строиться по принципу объединения всех информационных систем на базе СЭД. Она также рассказала о том, каким образом СЭД может быть задействована в процессе управления рисками в эпоху кризиса. К примеру, такие системы оказываются серьезным инструментом для проведения качественного анализа рисков, строящегося на экспертных оценках. СЭД дает возможность отследить сроки предоставления экспертных заключений, классифицировать документы по видам рисков, специалистам, давшим заключения, датам документов и т.д. Решения для автоматизации документооборота позволяю помочь и при количественной оценке рисков, которая производится на основании статистических данных других информационных систем. Хранить "разношерстные" результаты такого анализа нужно в СЭД, создав для каждого рискового события "досье" (публикации, нормативные материалы, акты, заключения экспертов, расчет ущерба и др.).
Вице-президент Московского банка реконструкции и развития Игорь Кадощук отметил, что основной "кризисной" задачей для российских компаний является повышение эффективности бизнеса и сокращение издержек. Внедрение СЭД дает возможность повышения управляемости бизнеса, снижения издержек на управление, а также повышает достоверность учетных функций - за счет таких факторов, как уменьшение времени поиска документов, наведение порядка в документообороте, роста качества выполнения регламентных процедур, а также своевременной информированности и оперативности, которые являются основой принятия правильных управленческих решений.
Характеризуя текущую ситуацию с проектами в отечественных банках и более подробно остановившись на "кризисных" потребностях этой категории заказчиков, г-н Кадощук отметил, что все банки стремятся сегодня сократить ИТ-затраты и останавливают внедрение новых проектов. Однако отказываться от построения СЭД для банков сегодня было бы ошибкой. У всех финансовых структур накоплено огромное количество нормативно-справочной информации. При этом доля внутренних документов составляет 95%.
Слагаемые успешного проекта
Многие докладчики поделились с участниками круглого стола информацией об особенностях построения СЭД в их организации. Говоря об опыте ММБР в области внедрения СЭД, г-н Кадощук отметил, что в банке есть множество типов документооборота, для каждого из которых существуют мощные и развитые средства автоматизации. Помимо этого, используется ряд инструментов, позволяющих усиливать скорость принятия управленческих решений.
Заместитель генерального директора по бизнес-процессам "Акадо" Федор Краснов рассказал о том, каким образом построена СЭД в этой компании. По его словам, созданное решение дает возможность использования ряда базовых функций системы, таких как связь со штатным расписанием, уведомления о возникающих событиях, напоминания о необходимости выполнения каких-либо действий, отслеживание времени нахождения документа на определенном этапе. В компании также решен вопрос мобильного доступа к СЭД. Вместе с тем, у созданного решения существуют и проблемные области. К примеру, отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с управляющей компанией, пока нет единого справочника сотрудников группы компаний, а согласование документов проводится и в устном виде, и на бумаге, что замедляет процесс принятие решений. Кроме того, в "Акадо" находят недостаточным уровень контроля за прохождением информации через незащищенные сети.
По словам г-на Краснова, в "Акадо" изначально решили сегментировать пользователей системы электронного документооборота, чтобы понять, какую именно функциональность использует каждая категория потребителей. Определив уровень потребления сервисов, в компании теперь задумались о том, как при использовании СЭД "достичь баланса между бюрократией и порядком".
Генеральный директор UIDesign Group Платон Днепровский также убежден в том, что СЭД должна быть ориентирована на конкретные категории пользователей. Он отметил, что сегментация пользователей в зависимости от их бизнес-ролей позволяет сделать результат внедрения системы более предсказуемым. Для каждого "персонажа" прописывается определенный сценарий взаимодействия с системой. При этом есть смысл изначально не идеализировать создаваемые персонажи – в этом случае есть шанс избежать иллюзий по поводу "идеальных" подходов к использованию систем документооборота.
Несмотря на то, что в рамках мероприятия были представлен ряд успешных проектов по внедрению типовых СЭД, заместитель начальника отдела электронного документооборота и защиты информации ОДК Сергей Селиванов высказал сомнение в том, что производители софта способны удовлетворить потребности заказчиков в области документооборота лучше самих заказчиков. По его мнению, проект по внедрению СЭД должен стать проектом внутреннего ИТ-департамента, - только в этом случае он будет успешным. Часть выступления г-на Селиванова была посвящена тенденциям построения систем межведомственного документооборота. По его мнению, "пирамида" решений в области межведомственного документооборота будет строиться, начиная с вертикального объединения систем. В этом случае в дальнейшем эти отраслевые ветви смогут образовать единую систему межведомственного документооборота.
Перспективы развития СЭД
Говоря об основных трендах развития рынка СЭД, участники круглого стола подчеркнули, что эти решения стали к настоящему моменту стандартом: они либо уже внедрены в компаниях, либо вскоре появятся. Генеральный директор DocsVision Владимир Андреев отметил заметную в последние годы тенденцию на рынке СЭД - его сегментацию. При этом рынок можно считать вполне сформировавшимся: круг основных типовых решений к сегодняшнему дню сократился до 10-12 систем. Важными трендами также являются формирование рынка типовых горизонтальных и вертикальных СЭД и появление новых потребностей заказчиков в области документооборота.
В числе новых потребностей пользователей г-н Андреев отметил смещение внимания от делопроизводства к автоматизации бизнес-процессов, необходимость в работе с юридически значимыми документами, а также альтернативные формы доставки. Он выделил три основные группы потребителей систем автоматизации документооборота (средние компании, корпоративный сектор и государственные учреждения) и отметил, что потребности каждой из этих групп существенно различаются; причем кризис вносит свои коррективы в эти потребности. Однако в любом случае всем категориям пользователей требуется платформа для реализации специфических документо-ориентированных процессов, готовые решения в сфере делопроизводства и согласования договоров, а также предусмотренная в системах возможность доработки и модификации. При этом, по его мнению, не стоит забывать о необходимости удобства интеграции решений и разумных расходах на автоматизацию документооборота.
Заместитель управляющего директора компании Terralink Андрей Трещук главным трендом последнего года назвал резкий рост позиций Microsoft на рынке систем документооборота. Компания активно играет и на инфраструктурном рынке, поэтому конкуренция с этим вендором очень подстегивает стремление других поставщиков к СОА. Он также озвучил прогнозы аналитиков по развитию решений в области документооборота. По мнению г-на Трещука, вряд ли стимулом для развития рынка СЭД будет конкуренция между компаниями. Основным локомотивом рынка станет потребность заказчиков в недорогих (в том числе и отечественных) СЭД.
Г-н Трещук убежден, что в ближайшее время ECM-системы ждет этап существенной архитектурной и технологической модернизации. Он необходим для того, чтобы предоставить пользователям преимущества функционала и интерфейса web 2.0, а ИТ-специалистам - современные средства построения приложений и их интеграции на базе сервисной архитектуры. При этом пользователи пока не понимают или не готовы принимать новые концепции. Поэтому вендорам придется приложить усилия для продвижения своих идей на рынок.
Говоря о более отдаленных перспективах развития рынка СЭД, аналитики полагают, что заказчики в условиях кризиса будут постепенно переходить к процессному управлению бизнесом - с целью его оптимизации, повышения прозрачности, увеличения эффективности. Поэтому в ближайшие годы будет заметен переход от узких задач автоматизации документооборота к более широким задачам совершенствования управления бизнесом в целом. Внедрение СЭД уже сегодня все чаще рассматривается не как самостоятельный проект, а как элемент комплексного развития ИТ-инфраструктуры, построения единого инфопространства. В дальнейшем эти тенденции станут еще более заметными.
Э. Ершова
Владимир Баласанян: Сейчас заказчики хотят быстрых решений
Своим экспертным мнением с CNews поделился Владимир Баласанян, генеральный директор компании ЭОС.
На рынке сегодня заметны две тенденции. Первая - число новых проектов сокращается, будет меньше компаний, которые инвестируют средства в структурные изменения, во внедрение новых систем. С другой стороны, действующие проекты будут расширяться, и в целом рынок продолжит рост. Для ЭОС это вполне благоприятное развитие событий, у нас огромная инсталлированная база, проекты по расширению позволят нам вести вполне успешный бизнес.
Произошли изменения в спросе. В период бурного роста компании не считали деньги, они были готовы инвестировать средства в долгосрочные высокозатратные проекты. Сейчас заказчики хотят быстрых решений, требующих разумных затрат и позволяющих увидеть результаты и получить отдачу в самые короткие сроки. Нам на руку эти изменения, поскольку мы никогда и не занимались долгосрочными контрактами с поставкой "экзотических" продуктов. В результате спрос на наши решения растет.
Мы начали реализацию нескольких программ, которые условно можно считать антикризисными. В последнее время отмечается рост спроса на СЭД со стороны малого и среднего бизнеса. СЭД - довольно дорогие решения, мы решили, что для малого бизнеса порог вхождения должен быть ниже. У нас действует 50%-ная скидка на начальную инсталляцию наших систем для таких компаний. Еще одна программа - рассрочка платежей. Сегодня не все компании в состоянии единовременно выплачивать всю сумму контракта. Мы даем возможность распределить выплаты. Многие предприятия не готовы отказаться от установленных у них устаревших систем прежде всего потому, что в них были вложены серьезные деньги. Мы разработали программу, позволяющую засчитывать стоимость ранее закупленного ПО при приобретении наших решений. Эти мероприятия можно считать ответом на вызовы кризиса, но они также позволяют нам расширить поле своей деятельности, выйти на новые ценовые ниши, на новый для нас уровень предприятий.
Сейчас на рынке СЭД происходят структурные изменения. Они обусловлены, с одной стороны, последствиями кризиса для государственных и коммерческих структур. С другой, несмотря на секвестр бюджета, государство продолжает заниматься укреплением вертикальных и горизонтальных структур и реализацией политики применения электронных документов. Наблюдаемые тенденции, если и не позволяют пока еще делать однозначных прогнозов того, как будет развиваться рынок СЭД, то, по крайней мере, открывают перед игроками рынка широкий спектр новых возможностей.
Делать какие-либо прогнозы на текущий год пока еще рано, учитывая, что российский бюджет еще не принят, и заказчики еще не начали тратить деньги с учетом проведенного секвестирования. Но благодаря огромной клиентской базе ЭОС рассчитывает, чт
Свежие комментарии