По следам «Призрака бухучета» или Как выбрать онлайн-бухгалтерию

Справки-выписки-отчеты — посмотрим, как же предпринимателю сэкономить на бухгалтерии? Как принять верное решение по организации учета, не уступающего по качеству работе профессионального бухгалтера?
Попробуем разобраться, проведя анализ действующих онлайн-бухгалтерий и сервисов.
Чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать, на каком этапе находится бизнес.

1. Вновь созданное предприятие или предприниматель на УСН, патенте. Заработной платы нет. Вполне подойдет бесплатный банковский сервис — рассчитанный налог можно перепроверить на калькуляторе. Для оптимизации налогов подойдет разовая консультация профессионального бухгалтера, к тому же останется полезный контакт. В качестве консультанта лучше выбрать аттестованного специалиста, желательно получить письменную консультацию и оплатить работу, эти документы помогут в отстаивании интересов бизнеса.
Достоинства: почти 100-процентная экономия.
Недостатков три: нужно формировать архивы документов самостоятельно, пусть и в электронном виде. В части выручки — это данные кассы и расчетного счета, по затратам — реестр затрат. Ежемесячное подведение итогов необходимо, поскольку фактически нет архива бухгалтерской базы, данные в любой момент могут стать недоступными. Показаться банку подозрительным может любой бизнес, и тогда доступ к бесплатной бухгалтерии будет заблокирован. И главный недостаток — неожиданные претензии со стороны госорганов могут парализовать деятельность фирмы.

2. Бизнес стал больше, потребовалось привлечение наемных работников. Отчетность увеличивается в разы, становится ежемесячной. Но и здесь можно сэкономить, не привлекая штатного бухгалтера. Онлайн-сервисы для расчета зарплаты, отпускных, больничных представлены на рынке во множестве, например, сервис «Мое дело», «СБИС Бухгалтерия», «Контур Эльба», или «1С:БухОбслуживание». Бизнесмен должен сам заносить данные о заработной плате в систему, формировать кадровые документы и отчетность, организовать бумажное ведение архива. Срок хранения кадровых документов достигает 75 лет, большинство документов (заявления, Приказы) составляется в бумажном виде, поэтому архив обязателен. Несоблюдение порядка ведения кадровой документации может привести к визиту инспекции по труду и, в конечном счете, влияет на само существование фирмы, здесь нельзя рисковать.
Важно организовать хранение не только бумажного архива, но и бухгалтерской базы. И тут возникает важное преимущество сервиса «1С:БухОбслуживание» — электронный архив базы данных 1С. Данные могут храниться в архиве с ежегодной разбивкой, могут с более частой периодичностью, по усмотрению предпринимателя. Другие онлайн-сервисы не формируют архив, это стратегическое отличие онлайн-бухгалтерии 1С. Бухгалтер при использовании любого из онлайн-сервисов может привлекаться для разовых консультаций.
Но если предпринимателю стало сложно выделять время на учет и отчетность, в сервисе «1С:БухОбслуживание» эти функции может взять на себя бухгалтерская компания. Ответственность за качество учета и отчетность в сервисе «1С:БухОбслуживание» прописана в договоре, что тоже является преимуществом данного сервиса.
И самое главное — проблемы блокировки счетов, несвоевременной оплаты налогов, подготовки ответов на требования — теперь возложены на ответственного сотрудника, безопасность бизнеса в надежных руках.
Достоинства: экономия на штатном бухгалтере до 70 %, финансовая ответственность по договору, получение консультаций. Бухгалтер не «сбежит» в случае проверки, как бывает с наемным сотрудником, напротив, поможет пройти проверку без потерь.
Недостаток: передача по договору только кадрового учета не позволяет оценить итоги бизнеса в целом, нет помощи в оценке перспектив и оптимизации бизнеса.

3. Работа с НДС, ЕГАИС, маркировкой, экспортно-импортные операции, кредитование, лизинг. На первый взгляд, без бухгалтера в штате не обойтись. Но и тут есть красивое онлайн-решение организации учета — тариф «1С:БухОбслуживание. Комплексный сервис». Учет ведется в онлайн-бухгалтерии 1С, бухгалтер по договору ведет все или большинство учетных задач. Онлайн-бухгалтерия позволит менеджерам компании выставлять счета, контролировать оплату без ограничения по времени, 24 часа в сутки. Из любой точки земного шара, где есть Интернет, собственник может видеть работу в сервисе. Документы по закупкам может заносить в систему штатный сотрудник, что существенно снизит стоимость бухгалтерского обслуживания.
А главный бухгалтер сервиса «1С:БухОбслуживание» проверит наличие и правильность оформления документов, начисление зарплаты и отпускных, составит отчетность. Организует оформление больничных листов и пособий. Ответит на требования банка и госорганов. Поможет в подготовке документов для кредита и лизинга. Организует возврат НДС по экспортным товарам. Проконсультирует по управленческим вопросам. Предложит пути оптимизации. В общем, сделает всю работу штатного бухгалтера, но по более выгодной цене и с четко определенной ответственностью.
Достоинства: экономия на бухгалтерии может достигать 50% по сравнению с оплатой штатного бухгалтера. Уверенность в качестве работы. Нет опасений внезапной блокировки счетов. Нет риска отсутствия бухгалтера из-за болезни, отпуска — по договору работы выполнит его заместитель. Надежная архивация и защита данных. Владелец бизнеса уверен в качестве учета по договору, «призраки недоучета» его не беспокоят. Потеря данных исключена — копия учетной базы и архива документов может храниться нужное количество лет. Недостаток: предприятию нужно организовать внутренний контроль документов, ответственность менеджеров за своевременность передачи документов бухгалтеру. Но это скорее достоинство чем недостаток.

Резюмируя — онлайн-сервисы ведения бухгалтерии — это современное, перспективное и экономичное направление организации учета и отчетности. Оно безусловно заслуживает внимания предпринимателей. Главное, как и в любом деле — читать условия договора с сервисом, объективно оценивать его функционал. Выбирать онлайн-сервис ведения учета желательно с учетом перспективы роста компании, с обязательным хранением своего труда в виде архива данных и документов.

Среди онлайн-сервисов существенно выделяется сервис «1С:БухОбслуживание» как инструмент работы на перспективу. Это уникальный, прозрачный для бизнеса и понятный по содержанию договора сервис, доступный по цене.
Идеально подходит для организации удаленной работы и контроля задач на всех этапах развития бизнеса.

Материал подготовлен партнером 1С:БухОбслуживание Альфа Аудит+. Менеджер Моисеева Анастасия ответит на все вопросы о работе сервиса по телефону +7(916)148-12-71.