Решаем проблему разросшегося архива
Любой бизнес от крошечного магазинчика до гигантской корпорации предполагает ведение большого объема документации, который, разумеется, растет пропорционально размеру компании. Таковы законы нашего государства: любое юридически значимое действие сопровождается как минимум составлением акта, а чаще бывает необходимо оформление целого вороха бумаг. Причем для каждого документа декларируется определенный срок хранения, обычно несколько лет, в течение которых он должен быть доступен. Соответственно, избавляться от него в течение того периода нельзя, это может обернуться серьезными штрафами. А некоторые документы нужно хранить вообще все время, пока существует компания. Так что бумажный архив может разрастись до весьма внушительных размеров, и это действительно проблема, требующая решения.
До недавнего времени единственным вариантом хранения важных документов компании было создание и обслуживание собственного архива. Это требует немалых ресурсов – места (которое можно было бы использовать с большей пользой), кадров (знающих архивное делопроизводство), и, в конце концов, денег, необходимых для аренды места и оплаты работы кадров.
К счастью, есть более современное решение – аутсорсинг. Выгоду аутсорсинга в других областях ведения бизнеса компании уже давно оценили, теперь он доступен и для сферы документооборота. Спектр предлагаемых специализированными фирмами архивных услуг включает в себя как обычное «физическое» хранение документов, так и сканирование с созданием цифрового архива, а кроме того архивную обработку документов и уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения.
Архивные центры принимают на хранение любые объемы бумажных документов (кроме содержащих государственную тайну), а также любые магнитные информационные носители: CD, флешки и жесткие диски.
Услуга хранения документов включает в себя предварительную подготовку: экспертизу ценности бумаг и их систематизацию с определением сроков хранения. Затем составляется опись, наклеиваются учетные штрих-коды, документы упаковывают в контейнер и опломбируют, если это необходимо. Компания сама загрузит и перевезет упакованные бумаги. Хранилища оснащены современными системами безопасности, в них поддерживается определенный уровень влажности, температуры и освещенности, так что в сохранности своего архива вы можете быть уверены. А если какой-то документ понадобится вам, пока он находится на хранении, вы сможете заказать доставку нужного контейнера прямо в офис или попросить его отсканировать и выслать вам скан.
Однако если вам нужен максимально оперативный доступ без привлечения третьих лиц, вы можете заказать услугу сканирования документов и создания электронного архива. А оцифрованные бумаги можно хранить вне офиса и не занимать ценное пространство.
Сканирование ведется строго конфиденциально с максимальным уровнем защиты от взлома и утечек. Оборудование может сканировать и распознавать документы любого размера и практически любой степени сохранности. На выходе клиент получает цифровые копии документов в любом удобном ему формате, чаще всего .doc или .pdf. Графические материалы тоже могут быть переданы на любом носителе в желаемом формате.
Индексирование документов позволяет систематизировать их в удобную для использования единую базу, с которой можно работать в режиме реального времени. А благодаря резервному копированию данные никогда не будут утеряны.
Переведя архив в электронную форму, вы сможете запрашивать любой документ и мгновенно получать его, находясь в любой точке мира. Это может быть особенно важно для компаний, имеющих офисы, склады или точки продаж в разных городах и странах.
Функционал системы будет настроен индивидуально под нужды конкретной компании: объем документации, их типология, критерии поиска. Возможность регулировать иерархию доступа к электронной базе тоже весьма полезна. Например, можно настроить ее так, чтобы просматривать документы могли многие сотрудники, а редактировать только строго определенные лица.
Кроме двух основных услуг, описанных выше, профильные компании также предлагают архивную обработку документов: упорядочивание, составление описи, определение ценности и сроков хранения, сдачу бумаг в госархив, переплет, а кроме того уничтожение документов с истекшим сроком хранения, пластиковых карт и жестких дисков без вреда для окружающей среды.
Свежие комментарии